传统手工登记、人工查询的文书档案管理模式已暴露出很多问题：一是查询费时费力；二是登记整理烦琐；三是保管不容易。 针对以上问题，我们根据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》的行业标准，结合多年实践经验，并吸收同类软件的优点，开发了文档一体化的文书档案管理系统，以电子文本与档案实物并存的两种方式保存档案资料。
我们在系统设计上除了可以采用传统的立卷归档管理方法外，还综合了一些省份档案局关于文件材料归档方法的改革精神，采用"以件为单位"的文件级计算机管理方式，以"简化立卷，深化检索"为原则，对档案的归档方法做了较重大的改革，即是可以采用不立卷的归档方法。新方法配合本系统进行管理，将从根本上减轻档案员的劳动强度，提高工作效率，总结具有以下几大特点：
⊙ 操作方便：采用傻瓜化设计，把需要经常操作的功能归结为几个按钮置于模拟桌面上，只要轻点鼠标，就可以完成日常操作，极其方便快捷，几乎不用培训就可上岗。
⊙ 完善的检索体系：档案管理中一项非常重要的工作就是对档案的检索。我们把深化检索作为设计的重点，把录入档案的要素都作为检索点，因此能最大限度地提供检索手段。本系统还在各检索点提供模糊检索的功能，查询者即使只模糊记得所要查询档案里的几个残缺不全的词语，也可以找到目标。大大减少了以往手工检索要一份一份地查找、费时费力、有时可能还无法找到的种种弊端。如果检索结果内容较多，还可以在检索结果中再检索，逐步缩小范围，直至达到要求。
⊙ 文档一体化管理：支持文件正文和附件的电子文档导入，真正做到文档一体化，检索结果能同步显示档案正文内容。该功能是本系统的特色之一，特别是对于已实现无纸化办公的单位，更是如虎添翼，可以把收发的文件导入系统中，达到保密、安全和检索时同步显示文档内容的目的。
⊙ 支持网络运行: 系统既可以作为单机版运行，也可以运行于局域网上，各个工作站都可以同时浏览、查询档案。
⊙ 档案多角度统计及输出：该功能集成在检索体系中，在每一层的检索结果中，系统同步统计档案并显示统计信息，还可把检索结果和统计信息打印出来或导出为excel格式文件，便于再编辑利用。使用计算机对档案进行统计，可以确保统计数据的完整、准确和及时。使用计算机统计除了可按保管单位进行多层统计外，还可按专题、密级、保管期限等等进行各种分类统计和综合统计。
⊙ 融合收发文工作：我们提倡文档随办随归的管理方法，把文书立卷归档工作和公文处理中的收、发文件登记工作合二为一，以期达到减少档案整理环节的目的，将过去集中立卷归档改为现在的日常整理，将工作量分散，既不会形成文件积存，也提高了工作效率。当然，系统也支持以往的文档管理形式。
⊙ 系统上马快：由于设计时尽量减少归档录入工作量，经试验，一个录入员１天大约可以录入100份文档，如果组织几个人同时录入，一个有5000份文档的小型档案管十天半月就可建成。 |
